Closing date: 15 Dec 2009 -- (CLOSED)
Location: Democratic Republic of the Congo (the) - Kinshasa
Profil requis pour le poste
Savoir
- Diplôme(s) de niveau universitaire en économie, gestion, finances ou école de commerce
- Langues : bonne connaissance du français et de l'anglais (écrit et parlé) est nécessaire.
Savoir faire
- Minimum 3 années d'expérience dans le domaine administratif et financier.
- Une expérience dans la région ou le pays concerné est un atout
- Expérience de coordination indispensable
Savoir être
- Rigueur, prise de recul, organisation, délégation, diplomatie et patience
- Management soucieux des codes culturels
- Résistance au stress
- Soucieux de communiquer et de partager l'information
- Capacité à créer une cohésion d'équipe, à être un coach pour le département Support
- Soucieux de renforcer les capacités de l'équipe avec laquelle le CSS travaille.
- Motivation pour le secteur associatif
- Adhérer à la vision de Handicap International : un monde où toute forme de handicap peut être prévenue, guérie ou intégrée et dans lequel les droits des personnes handicapées sont respectés et appliqués.
Pays: République Démocratique du Congo
Ville (domicile): Kinshasa
Sites: Kisangani, Goma
Nombre d'employés HI: 120 personnes Equivalent TP
Taille de l'équipe à gérer: 30 personnes
N+1 - Directeur de Programme
N+2 - Coordinateur Opérationnel Siège
Lien fonctionnel Directeur du département Support Services
Référent siège Gestionnaires cellules : Finances, Logistique, R.H. et fonds institutionnels
Responsab. budgétaire : Oui
Contrat : CDD 12 mois temps plein avec période d'essai de 6 mois
Date souhaitée d'arrivée : 4/01/2010
Durée de la mission : 12 mois (renouvelable)
Voyages internationaux: 1 par an
Déplacements entre les sites: 1 semaine tous les deux/trois mois
Possibilité couple: Oui
Possibilité enfants: Oui
Poste financé : Oui
Description du programme et des projets
Handicap International travaille au Congo depuis 1995. Après avoir mis en place des projets dans les provinces du Kasaï Oriental et du Bandundu, nous avons développé des activités à Kinshasa et Kisangani. À Kinshasa, l'action de Handicap International s'articule autour de trois champs d'activités : prévention, insertion et réadaptation. À Kisangani et dans les provinces environnantes, notre objectif est de réduire les risques liés aux mines et autres engins non explosés, grâce à des actions de sensibilisation et d'information, de collecte de données, de signalisation des zones minées, au déminage et à la destruction des stocks. Parallèlement aux projets de développement à long terme, Handicap International participe à l'aide humanitaire d'urgence apportée aux populations de l'Est du pays, particulièrement touchées par les conflits qui ont ébranlé la région.
Historique, contexte et évolution du poste
La mission en RDC est une des plus grosses missions d'Handicap International Belgique de par la taille de ses projets et le budget à gérer (environ 3M €). Le poste de coordinateur des services de support est avant tout un poste pour un profil de financier. En RDC, une série de tâche prend beaucoup d'énergie dans le chef du CSS à savoir : veiller tout particulièrement au bon fonctionnement de la comptabilité et au suivi des allocations financières ; réaliser de nombreux rapports financiers auprès des bailleurs ; réaliser de nombreuses propositions financières de nouveaux projets et finalement budgétiser le coût de mission pour les prochaines années. Par ailleurs, le CSS, en 2010 et 2011 devra s'impliquer, au niveau services supports, fortement dans le désengagement du projet à Kisangani et dans la création de nouveaux projets.
Le coordinateur est aidé, au bureau en capitale, de trois responsables nationaux de services et sur chacun des sites (Kisangani et Goma) appuyé par un coordinateur Admin. Fin. Log expatrié. Le CSS est basé à Kinshasa et est amené à effectuer des missions sur les sites selon les besoins définis.
Il s'agit d'une mission dans un contexte difficile mais avec une équipe expérimentée, compétente et engagée.
Pour plus d'information concernant le contexte de travail dans ce pays, veuillez consulter notre site internet www.handicap-international.be.
Interaction avec le siège
Les équipes terrain travaillent en collaboration étroite avec leur cellule de référence, basé à Bruxelles. Pilotée par un Coordinateur Opérationnel siège (appelé 'CO', basé à Bruxelles, qui est le responsable hiérarchique du DP), la cellule représente différentes compétences techniques ou de gestion (finances, logistique, ressources humaines, fonds institutionnels et méthodes, techniques & qualité). Elle suit les activités terrain de près et donne des conseils ou instructions, selon le sujet et son importance.
Les personnes de contacts en cellule du CSS sont principalement les gestionnaires finances et logistique et dans une moindre mesure les gestionnaires fonds institutionnels et RH.
Responsabilités
Les responsabilités sont articulées autour de trois volets : finances, logistique et administration. Les finances ainsi que la logistique représentent près de 80% du temps du CSS.
Mission
Intégré à l'équipe de coordination, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de programme, le CSS est en charge de la coordination de la totalité des services de support (administration, ressources humaines, finances et logistique) pour la bonne mise en œuvre des projets.
Représentation
Le DP étant le représentant officiel de l'association dans le pays concerné, le CSS assumera les missions de représentation qui lui seront éventuellement déléguées par celui-ci. En cas d'absence de DP, le CSS peut représenter la mission et se charger de la sécurité.
Pour tous les domaines opérationnels mentionnés ci-dessous, le CSS assure une responsabilité de contrôle de gestion interne au niveau national (lorsque la taille et l'organisation de l'équipe le permet)
- Coordination du département de services support
Il coordonne les différents services et veille à se que ses services répondent aux demandes des projets. Le CSS s'assure de l'élaboration, de la mise en place, de la mise à jour et de la communication des procédures financières, administratives et logistique du programme.
Finances
Gestion financière (y compris les Fonds Institutionnels)
- Participer à et aider à la mise en place de la stratégie financière (pluri)annuelle
- Elaborer et finaliser, en collaboration avec le directeur de programme, le coordinateur opérationnel et les chefs de projets, les budgets de la mission
- S'assurer de la bonne gestion financière et comptable en suivant les documents et procédures de référence de l'association
- Signaler une éventuelle mauvaise utilisation des fonds de la mission au Directeur de Programme et/ou à la cellule de référence
- Réaliser des suivis budgétaires réguliers (minimum trimestriels). Analyser les suivis et communiquer les informations financières au Directeur de Programme, Coordo Ops et aux Chefs de Projets ainsi qu'au gestionnaire financier au siège
- Elaborer et finaliser (en collaboration avec les personnes concernées) les rapports financiers, les budgets des propositions et avenants à destination des bailleurs de fonds
- En collaboration avec les personnes concernées, s'assurer de la bonne gestion des financements (gestion de la couverture financière, analyse du besoin de financements)
- Assister le DP et le Coordo Opérationnel dans la mise à jour et la diffusion de l'échéancier bailleurs (à valider par le DP et le gestionnaire Fonds Institutionnels) ainsi que la fiche signalétique contrat
- Veiller au maintien de contacts réguliers avec le Coordo Ops et les Chefs de projet sur l'application des règles bailleurs
Gestion de la trésorerie
- Valider et consolider les prévisionnels de trésorerie venant des chefs de projets et/ou du Coordo Ops, pour l'approvisionnement des banques et caisses de la mission
- Superviser la gestion des banques, des coffres et des caisses (contrôle des soldes de caisses, banques, des transactions bancaires,…)
Gestion de la comptabilité
- Superviser et valider les comptabilités bureau et sites encodées dans Navision ainsi que des clôtures comptables semestrielles et annuelles (vérification du respect des règles comptables HI et bailleurs, vérification des allocations comptables et financières…)
- Superviser l'envoi des documents comptables vers le siège
- Planifier, préparer et accompagner les audits (en collaboration avec le DP) financiers externes à l'association
Administration
Gestion des Ressources Humaines
- Encadrer et dynamiser l'équipe support
- Assurer le recrutement, l'encadrement et la supervision des membres de son équipe
- Assurer le bon fonctionnement des procédures en matières R.H. (gestion de la paye, évaluations, sanctions disciplinaires, licenciement)
- Réaliser les PAI (Plan d'Action Individuel) et bilans ou évaluations des employés sous sa responsabilité directe
- S'assurer du respect des politiques et procédures garantissant de bonnes conditions de travail et de sécurité à tous les niveaux
- Assurer la permanence en cas d'absence des responsables administratifs, logistiques ou financiers
- Assurer le respect de l'association des obligations légales en regard du code du travail (contrats, aspects juridiques) avec l'aide d'un conseiller juridique
- Assurer une bonne tenue et mise à jour régulière des dossiers administratifs du personnel national et international
- Suivre les assurances (y inclus la sécurité sociale) du personnel
Gestion administrative
- Superviser les risques physiques (assurances)
- S'assurer du respect de la légalité de HI en RDC via un dialogue régulier avec l'administration locale sur les obligations légales en regard du code du travail Congolais (contrats, aspects juridiques)
- Superviser la gestion administrative des locaux, des maisons des expatriés, etc
- Suivre les dossiers de fonds relatifs aux administrations congolaises
- Veiller aux respects des procédures en matière de visa, d'accueil, etc… des expatriés au Congo
- Veiller au climat de bonne entente et de bonne collaboration de toute l'équipe d'HI en RDC.
- Superviser administrativement le personnel national
Superviser administrativement les expatriés (visa, billets d'avion, logements, …)
Logistique
Coordination des procedures logistiques et du plan d'action
- coordonner l'elaboration d'un plan d'action d'implémentation des nouvelles procedures logiqtiques HIB pour 2010 ;
- coordonner l'elaboration d'un plan d'action logistique général et d'approvisionnement annuel
- superviser la coordination de la logistique des différentes bases d'HIB ;
- participer à la mise en place de contrôles internes ou d'audit à la demande et sous la coordination du siege.
Gestion de l'approvisionnement
- Superviser et valider le processus de l'approvisionnement et assurer sa transparence
- S'assurer que les procédures d'achat HI soient connues, respectées et conformes
- S'assurer que les dossiers d'achats sont bien réalisés et archivés correctement
- Superviser la gestion des contrats de services avec les fournisseurs
- Superviser le volet transport et dédouanement (étude de coûts)
Gestion du matériel
- S'assurer de la bonne gestion des stocks : codification des articles, enregistrement des mouvements de stocks, suivi des consommations (fiches des stocks), réalisation d'inventaires réguliers, gestion de l'entreposage
- S'assurer de la bonne gestion du matériel d'équipement : choix, identification et numérotation du matériel, réalisation d'inventaires physiques, suivi et gestion de l'équipement (tableau de suivi des équipements mis à jour en temps réel)
- Superviser la destination finale du matériel d'équipement en fonction du contrat passé avec le bailleur de fond : identification du bailleur/contrat/projet pour chaque équipement acheté, suivi de la destination finale du matériel lors de la fin du contrat de financement (donation au partenaire…)
- Superviser le bon fonctionnement du parc de véhicules
- Superviser le bon fonctionnement des moyens de communication (HF, VHF, Satphone, GSM)
- Superviser la logistique, l'entretien et l'assurance des bureaux, maisons et biens en capitale et sur les sites
- Superviser la sécurité préventive (mise en place et entretien des moyens)
Principales interactions
Interface
Interne
1. Coordinateurs opérationnels (terrain)
2. Chefs de projets
3. Gestionnaires de la cellule
4. Gestion Administrative des RH
Supérieur hiérarchique de :
5. Responsable financier (national)
6. Responsable administratif (national)
7. Responsable logistique (national)
Externe
1. Bailleurs de fonds
2. Conseiller juridique
3. Alter ego au niveau d'autres ONGs
4. Administrations nationales
5. Ambassades et consulats
Reference Code: RW_7XGLBV-24
