Closing date: 01 Dec 2009 -- (CLOSED)
Location: Democratic Republic of the Congo (the)
Département: Logistique
Position: Adjoint coordonnateur Logistique
Durée du contrat: 6 mois, renouvelable
Lieu: Bukavu, RDC
Date de démarrage: Novembre 2009
I. ACTED
ACTED est une ONG créée en 1993 dont l'objet est la mise en œuvre de programmes d'urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement..
ACTED intervient dans 25 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen-Orient) et emploie environ 2700 personnes.
Suivant une approche de développement intégré répondant à la fois aux besoins économiques, sociaux, éducatifs et culturels depuis plusieurs années, ACTED a étendu son action au champ culturel, en se spécialisant notamment dans la sauvegarde du patrimoine et l'éducation.
Plus récemment, ACTED a mis en place un réseau comprenant notamment une branche micro finance, Oxus Development Network, et une branche culturelle, la Fondation Bactria, dans laquelle s'inscrivent les activités du Centre Culturel Bactria.
II. Profil pays
Bureau Principal : Kinshasa
National Staff : 336 (may 2009)
International Staff : 19 (may 2009)
Areas : 3 (Equateur, Sud-Kivu, Nord Katanga)
On-going programmes : 7
Budget : 6,3M€ (2008)
ACTED a démarré ses projets en RDC en 2003. L'histoire présente de ce pays est marquée par 30 ans de dictature (1967-1997) suivis de deux guerres (1996 et 1998).
Bien que les guerres soient officiellement terminées il persiste des conflits localisés à l'Est du territoire. Après des années d'instabilité politique, de corruption et de destructions dues au conflit armé, le pays a besoin d'être reconstruit dans tous les domaines.
Les principaux secteurs d'intervention d'ACTED dans le pays sont: la réhabilitation l'infrastructure (routes, écoles, centre de santé): l'eau et l'assainissement; la sécurité alimentaire; et le développement économique (à travers les activités génératrices de revenu, les micro projet et la micro finance), dans le Sud-Kivu, le Katanga et plus récemment l'Equateur.
Notre stratégie pour l'avenir est le renforcement de nos projets en sécurité alimentaire et en développement économique, ainsi que la transition de l'intervention humanitaire vers le développement, avec une réhabilitation mécanisée et plus durable des routes dans le Katanga, et le déploiement du programme national d'ACTED « Village Assaini » dans le Sud Kivu, pour mettre en œuvre une gestion des ressources sanitaires à la fois communautaire et participative.
A cause de la taille du pays, ACTED a rapidement élargi ses activités et coopère avec des ONG locales, tout en faisant de Kinshasa un bureau de relation bailleurs. En 2009, la RDC est devenu le deuxième pays d'intervention pour ACTED
III. Profil de poste
Sous l'autorité du directeur pays l'adjoint est responsable de la gestion logistique, du bon fonctionnement matériel et de la gestion des biens de la mission d'ACTED dans le pays d'affectation.
Ses missions seront :
1. Gestion logistique courante
- Gestion logistique des locaux de la mission : Gérer l'aménagement des locaux (bureaux et guesthouses) ;
Assurer l'entretien et la maintenance des locaux ;
- Constitution et approvisionnement régulier d'un stock de papeterie :
Etablir une liste des besoins en papeterie ;
Mettre en place une procédure de suivi du stock de papeterie ;
Procéder aux achats, à l'entrée en stock et au rangement du matériel ;
- Gestion financière :
Gestion de l'enveloppe financière du département logistique (caisse ou avance) ;
Justification des dépenses auprès du département finances ;
2. Gestion de la chaîne d'approvisionnement
- Gestion d'une base de données des fournisseurs locaux :
Faire une étude des marchés locaux ;
Etablir et mettre à jour une base de données des fournisseurs locaux, en précisant les critères de qualité, prix, service, éthique, etc. ;
- Suivi des procédures d'approvisionnement, dans le respect de la procédure existante :
Lancer les cotations ou appels d'offres ;
Procéder aux achats / élaborer les contrats ;
Réceptionner la marchandise et assurer le dédouanement des produits importés ;
Vérifier l'état et la conformité des produits avec les clauses du contrat ;
Gérer la présentation, la circulation, le classement et l'archivage des documents d'approvisionnement, conformément à la procédure FLAT ;
- Gestion des stocks :
Identifier des entrepôts de stockage, aménager et sécuriser les locaux ;
Mettre en place des outils de gestion des stocks ;
Effectuer des inventaires périodiques ;
Gérer les flux de stocks et les distributions de marchandises dans le cadre des projets ;
3. Gestion du parc de véhicules et des transports
- Gestion du parc de véhicule :
Organiser l'affectation et la mise à disposition quotidiennes des véhicules ;
Mettre en place des outils de suivi des véhicules : carnets de bord, contrôles techniques, etc.
Assurer la maintenance et l'inventaire mensuel du parc de véhicules ;
Calculer et contrôler le coût mensuel de chaque véhicule (consommation de carburant, réparations), en coordination avec le Responsable Financier Pays ;
- Gestion des transports :
Identifier des entreprises ou particuliers pour le transport des marchandises ;
Elaborer et suivre un planning d'expédition de marchandises sur les projets ;
Remplir les bons d'expédition (way bills) ;
Organiser le chargement et le déchargement des marchandises ;
Respecter les formalités administratives et douanières en vigueur ;
4. Gestion des équipements techniques
- Gestion du parc informatique :
Organiser l'installation des équipements informatiques (ordinateurs, imprimantes, scanneurs, projecteurs, photocopieurs, mise en réseau) ;
Identifier les fournisseurs d'accès à Internet et négocier le meilleur contrat de service ;
Faire des sauvegardes régulières (back up) des dossiers sur le serveur ;
Assurer la maintenance et l'inventaire mensuel du parc informatique ;
- Gestion des équipements de communication :
Organiser l'installation des équipements de communication : téléphonie, radios HF et VHF ;
Former le personnel à l'usage des différents équipements ;
Assurer la maintenance et l'inventaire mensuel des équipements de communication ;
Calculer et contrôler le coût mensuel de communication de chaque base (téléphones, e-mail, Internet), en coordination avec le Responsable Financier Pays ;
- Gestion des équipements de production d'énergie :
Organiser l'installation des équipements : générateurs, panneaux solaires, etc. ;
Former le personnel au fonctionnement des équipements ;
Assurer la maintenance et l'inventaire mensuel des équipements ;
5. Gestion d'équipe
- Gestion du département logistique :
Mettre à jour l'organigramme et les TdR du département en fonction de l'évolution de la mission ;
Superviser l'équipe
Procéder à l'évaluation périodique des collaborateurs N-1 et transmettre à l'Administrateur pays ou de zone les grilles d'évaluations et recommandations (affectation, modification de contrat ou de salaire, etc.) ;
Assurer la formation continue du personnel logistique afin d'élever le niveau général de technicité et de compétences du département ;
- Procédures et flux de l'information :
Elaborer des procédures de gestion d'équipe adaptées à la mission ;
Améliorer le flux d'information au sein du département et avec les autres départements administratifs et les projets ;
IV. Qualifications
- Formation universitaire en lien avec le poste
- Expérience professionnelle dans un environnement incertain (de préférence, l'Afrique, L'Asie ou el Moye Orient)
- Expérience en logistique et/ou sécurité (gestion de projet et des procédures)
- Compétence organisationnelle, bon orateur
- Capacité à mobiliser, gérer et former des salariés internationaux et nationaux
- Habilité à travailler sous pression
- Habilité à travailler dans un contexte instable à la sécurité mouvante
- Volonté de travailler dans un endroit isolé aux conditions de vie sommaire
- Capacité à travailler de manière indépendante et créative sur le terrain et en capital
- Excellente expression oral et écrite en français
- La connaissance d'une langue locale et/ou régionale est un plus
V. Conditions
- Salaire defini en fonction de la grille des salaries ACTED
- Living allowance mensuelle
- Logement et nourriture pris en charge par ACTED : Logement en guest house ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
- Billets d'avion pris en charge par ACTED
- Sécurité sociale, Mutuelle et repatriement pris en charge par ACTED
Reference Code: RW_7XGH75-60
