Closing date: 27 Jul 2009 -- (CLOSED)
Location: Democratic Republic of the Congo (the) - Kinshasa
I. Informations sur le poste :
Poste : Associé(e) au Programme (Unité Gouvernance)
Type de contrat : FTA National
Niveau : ICS-6 (GS-6)
Superviseur : Spécialiste en Gestion des Programmes de l’Unité
Lieu de travail : Kinshasa/ République Démocratique du Congo
Durée d’affectation : 12 mois (possibilité de renouvellement)
Entrée en fonction : Immédiatement
Date limite : 27 juillet 2009
Point focal : recrutement.rdc@undp.org
II. Contexte :
Le Programme de Coopération du PNUD/Kinshasa se focalise sur trois objectifs, à savoir : (i) la promotion de la Bonne Gouvernance, (ii) la Lutte Contre la Pauvreté et (iii) la Sortie des Crises. En ce qui concerne la Gouvernance, le Bureau appui le Gouvernement principalement dans :
1. La mise en œuvre d’un certain nombre de Programmes, dont le Programme National de Renforcement des capacités, la réforme de l’Administration Publique et le système Judiciaire ;
2. Le développement institutionnel, l’accompagnement du processus de la transition et la gestion du processus électoral.
III. Responsabilités et fonctions:
Sous l’autorité du Chef de l’Unité Gouvernance et la supervision directe du Spécialiste en Gestion des Programmes de l’Unité, l’Associé(e) au Programme assumera les fonctions suivantes :
1. Suivi Administratif et Financier des Projets : Assure la gestion administrative quotidienne des Programmes qui lui sont attribués (35 %) :
Système de Suivi : Développe et maintient un système de suivi administratif des Projets.
Plans de travail budgétisés: Assure l’établissement et la mise à jour régulière et l’exécution, de la part des CTPs, des plans de travail budgétises des Projets lui attribués, en coordination avec le Spécialiste en Gestion des Programmes.
Plans d’achats: Assure l’établissement et la mise à jour régulière et l’exécution des plans d’achats des Projets lui attribués, en coordination avec les « Opérations » et le « Centre de Services » du PNUD.
Plans de recrutement: Assure l’établissement et la mise à jour régulière et l’exécution des plans de recrutement des Projets lui attribués, en coordination avec les « Opérations » et le « Centre de Services » du PNUD.
Révisions budgétaires: Suit et vérifie l’établissement correct des révisions budgétaires et maintient un tableau chronologique des révisions effectués.
Inventaires: Assure l’établissement et mise à jour des inventaires des Projets lui attribués, en coordination avec la PMSU et les Achats.
Requêtes de Paiement: Etablit et suit le traitement des requêtes de paiement.
Suivi des Contrats staff: Assure le suivi et le renouvellement des contrats du personnel des Projets, et maintient un tableau des contrats.
Rapports Financiers: Assure l’établissement des rapports financiers réguliers selon les dispositions du document de Projet et les accords de contribution y afférents.
2. Application des Procédures : Veille à l’application des procédures et normes administratives et financières du PNUD dans la gestion quotidienne des Projets (15 %) :
Requêtes de Paiement: Assure le respect des procédures relatives aux requêtes de paiement soumis par les Projets DEX, NEX et AGEX, et leurs traitements.
Demandes d’Achats: Assure le respect des procédures relatives aux requêtes d’achats soumis par les Projets DEX, NEX et AGEX, et leurs traitements.
Organisation des Ateliers : Vérifie le respect des procédures relatif à l’organisation des ateliers.
Budget pour Avance des Activités: Vérifie le respect des procédures relatives aux demandes d’avances des Projets DEX, NEX et AGEX, et assure leurs traitements.
3. Suivi Programmatique des Projets : Assiste dans la programmation, l’organisation en mise en œuvre des projets, des réunions et des ateliers (20%) :
Rédaction des Documents de projets: Assiste le Spécialiste en Gestion des Programmes dans le développement et la rédaction des documents de projets.
Saisie des Projets en ATLAS: Assure la saisie des projets en ATLAS la mise à jour régulière.
Organisation des CLAPs: Organise, en collaboration avec le Spécialiste en Gestion des programmes, les CLAPs et assure les processus administratives y afférents.
Organisation des Ateliers: Organise, en collaboration avec le Spécialiste en Gestion des Programmes, les ateliers thématiques de l’Unité.
Notes de briefing: Rédige des notes thématiques et de briefing demandés par le Management du Bureau, en collaboration avec le Spécialiste en Gestion des Programmes.
Rapports des Activités: Assure l’établissement, de la part des CTPs, des rapports réguliers des activités des Projets lui attribués selon les dispositions du document de Projet et les accords de contribution y afférents.
4. Partenariat : Assiste dans le maintien des contacts avec les partenaires nationaux et internationaux (10%) :
Réunions avec Partenaires: Assure l’organisation des réunions avec les partenaires nationaux et internationaux, en collaboration avec le Spécialiste en Gestion des Programmes.
Partage des Informations: Identifie les besoins et prépare le partage régulier des informations avec les parties relevantes intéressées.
Travail stratégique conjointe: Assiste aux travaux stratégiques et de programmation avec les partenaires internationaux et nationaux.
5. Gestion des processus internes de l’Unité : Assiste dans le maintien des contacts avec les partenaires nationaux et internationaux (15%) :
Correspondance: Rédige et met en forme des lettres, articles thématiques, documents de projet et toute autre documentation produite par l’Unité.
Classement: Gère la documentation et le classement des sources d’information relatif aux projets et aux domaines d’intervention.
Weekly report: Collecte l’information pour la contribution de l’Unité au rapport hebdomadaire du Bureau et maintient les liens et la communication avec les autres Unités du Bureau du PNUD/Kinshasa.
Fiches de Présence: Etablit et maintient régulièrement les fiches de présence des membres de l’Unité.
6. Développements et événements politiques : Suit les développements politiques du pays et tient au courant régulièrement les membres de l’équipe (5%).
7. Réalise toute autre tâche de l’Unité Gouvernance.
IV. Responsabilité Globale et travail d’Equipe:
- Contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;
- Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;
- Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
- Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;
- Etablit des objectifs et normes de performance clairs et des responsabilités, et assure la gestion ;
- Favorise un environnement d’apprentissage ; facilite le développement des compétences personnelles et collectives.
Orientation sur les Résultats:
- Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés ;
- Contribue aux solutions novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes.
Partenariat et Mise en Réseau :
- Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.
Innovation et Discernement:
- Conceptualise et analyse les problèmes pour en identifier les éléments clés, les problèmes sous jacents et leur relation ;
- Contribue aux idées et approches novatrices et pratiques pour faire à des situations complexes ;
- S’efforce, dans la prise de décision, de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).
Communication:
- Démontre de bonnes capacités de communication écrite et orale.
Connaissance du travail et Expertise
- Démontre une connaissance technique avérée pour assumer les responsabilités et exigences du poste avec excellence ;
- Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource ;
- Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.
V. Profil du candidat :
- Un diplôme universitaire en Science Commerciales ou Administration, Secrétariat de Direction ou équivalent ;
- Expérience de travail de cinq ans, dont au moins 2 ans dans le domaine de gestion des Projets et Programmes ;
- Parfaite maîtrise des procédures du PNUD et des techniques relatives à la gestion comptable, à l’acquisition des biens et services, à la planification budgétaire et au contrôle des stocks ;
- Parfaite maîtrise de l’outil informatique et de l’ATLAS (module finances).
- Parfaite maîtrise du français lu et écrit ; connaissance de l’anglais constitue un avantage ;
- Bonne connaissance et compréhension des conditions locales du travail en pays en situation de post-conflit.
Reference Code: RW_7TTERU-43
